บทที่ 2 ข้อมูล สารสนเทศ เเละการจัดการ

บทที่ 2 ข้อมูล สารสนเทศ เเละการจัดการ

2.1 ข้อมูลและสารสนเทศ
1)ข้อมูล (data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเหุการณ์ต่างๆ เช่น บันทึกข้อความ

2)สารสนเทศ (information) หมายถึง ข้อมูลต่างๆที่ผ่านการประมวลผลแล้ว ซึ่งถูกต้อง เช่น การหาค่าเฉลี่ยของอุณหภูมิ
3)ลักษณะข้อมูลที่ดี ข้อมูลที่ต้องเป็นข้อมูลที่มีคุณภาพมีความสมบูรณ์ ข้อมูลที่ดีมีลักษณะดังนี้
-มีความถูกต้องแม่นยำ เป็นสิ่งที่สำคญอย่ามาก เพราะหากข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่น่าเชื่อถือ ผู้ใช้ก็ไม่สามารถนำข้อมูลเหล่าน้นไปใช้ประโยชน์ได้
-มีความอุดมสมบูรณ์ครบถ้วน ข้อมูลมีความสมบูรณ์ กระชัับและชัดเจน-
เกิดความน่าเชื่อถือ
-ถูกต้อง รวดเร็ว และปัจจุบัน ข้อมูลที่มีความถูกต้อง สด ใหม่ และทัันต่อเหตุการณ์-
ปัจจุบัน
-ความสอดคล้องของข้อมูล การเก็บรวบรวมข้อมูล ควรวางแผนหรือสรุปเป็นหวข้อตามความต้องการของผู้ใช้ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สอดคล้องมากที่สุด
4)ชนิดและลักษณะของข้อมูล ข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผล แบ่งเป็น 2 ชนิด ได้แก่
(1)ข้อมูลเป็นตัวเลข (number data) คือ ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวน สามารถนำไปคำนวนได้ เช่น
-เลขจำนวนเต็ม คือ ไม่มีจุดทศนิยม

-เลขทศนิยม คือ เลขที่มีจุดทศนิยม แบ่งเป็น 2 แบบ
ก)แบบที่ใช้ทั่วไป เช่น 7.0,35.23
ข)แบบทางวิทยาศาสตร์

                                               

(2)ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (character data) คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรและไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่นำมาเรียงต่อกันเป็นความหมายได้ เช่น ICT,COMPUTER

               5)ประเภทข้อมูล แบ่งเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ

                  -ข้อมูลปฐมภูมิ (primary data) คือ ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมหรือบนทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ทัันสมัย และเป็นปัจจุบันมากกว่าทุติยภูมิ เช่น ข้อมูลสัมภาษณ์

                  -ข้อมูลทุติยภูมิ (secondary data) คือ ข้อมูลที่มีผู้รวบรวมหรือเรียบเรียงไว้แล้ว ซึ่งเป็นข้อมูลสารสนเทศที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงได้ เช่น ข้อมูลสภาพอากาศจากกรมอุตุนิยมวิทยา

2.2 กระบวนการจดการสารสนเทศ

         แบ่งเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ

     1)การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล

      -การรวบรวมข้อมูล เป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน ซึ่งใช้เทคโนโลยีในการจัดเก็บ

      -การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการรวบรวมข้อมูล ก็จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง ซึ่งสามารถตรวจสอบได้ทางสายตาของมนุษย์หรือใช้คอมพิวเตอร์ช่วยตรวจสอบ

2)การประมวลผลข้อมูล

      -การจัดกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บควจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่อย่างชัดเจน

      -การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่แล้ว ก็ควรจัดเรียงข้อมูลที่มีความสำคัญตามลำดับเพื่อความสะดวกและประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูล

      -การสรุปผลข้อมูล หลังจากจัดเรียงลำดับความสำคัญแล้วก็ควรสรุปข้อมูลเหล่านั้นให้กระชับ

    3)การจัดเก็บข้อมูลและดูแลรักษาข้อมูล

       -การเก็บรักษาข้อมูล การนำข้อมูลที่ประมวลผลแล้วมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกข้อมูล

       -การทำสำเนาข้อมูล การคัดลอกข้อมูลจากต้นฉบับเพื่อเก็บรักษา

    4)การแสดงผลข้อมูล

       -การสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูล เป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทอย่างมาก เพราะหากได้รับข้อมูลข่าวสารที่รวดเร็วและทันเวลา เพื่อการสื่อสารและเผยแพร่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

       -การปรับปรุงข้อมูล หลังจากที่ได้เผยแพร่ข้อมูลไปแล้ว ก็ควรมีผลตอบกลับ (feedback) เพื่อนำข้อมูลมาปรับปรุงแก้ไขให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา

2.3 ข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์

     1)ระบบเลขฐานสอง การสื่อสารกับคอมพิวเตอร์ไม่ว่าจะเป็นการเก็บข้อมูลหรือการสั่งงานจะต้องอาศัยระบบเลขฐานสอง เนื่องจากคอมพิวเตอร์ทำงานด้วยสัญญาณไฟฟ้าโดยแทนตัวเลขศูนย์ (0) และหนึ่ง (1) โดยแต่ละหลักจะเรียกว่า บิต

2)รหัสแทนข้อมูล เพื่อให้แลกเปลี่ยนข้อความระหว่างมนุษย์กับคอมพิวเตอร์เป็นไปในแนวเดียวกัน จึงกำหนดมาตรฐานรหัสแทนข้อมูลในระบบเลขฐานสอง

       -รหัสแอสกี (American Standard Code Information Interchange : ASCII)  เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 8 บิตหรือเท่ากับ 1 ไบต์ แทนอักขระแต่ละตัวจะประกอบด้วยเลขฐานสอง 8 บิต

      -รหัสยูนิโค้ด (Unicode) เป็นรหัสแทนจำนวนด้วยเลขฐานสอง จำนวน 16 บิต หากใช้เลขฐานสอง 8 บิต จะแทนตัวอัษรได้เพียง 256 แบบ ด้วยเหตุนี้จึงสร้างรหัสใหม่ จะแทนรูปแบบตัวอักขระได้

65,536 ตัว

     3)การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

        -บิต (bit) คือ ตัวเลขหลักใดหลักหนึ่งในระบบเลขฐานสอง (0 กับ 1) ซึ่งเป็นหน่วยที่เล็กที่สุดของข้อมูล

        -ตัวอักขระ (character) คือ  ตัวเลข ตัวอักษร หรือเครื่องหมายใดๆ โดยตัวอักขระแต่ละตัวจะใช้เลขฐานสอง จำนวน 8 บิต หรือ 1 ไบต์ ในการแทนข้อมูล เช่น 0100 0001 ใช้แทนตัวอักขระ A เป็นต้น

       -เขตข้อมูล (field) คือ ข้อมูลที่เป็นอักขระเรียงต่อกัน

       -ระเบียนข้อมูล (record) คือ กลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน ตั้งแต่ 1 เขต ข้อมูลขึ้นไป

-แฟ้มข้อมูล (file) คือ กลุ่มของระเบียบข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ตั้งแต่ 1 ระเบียนขึ้นไป

      -ฐานข้อมูล (database) เป็นที่รวบรวมแฟ้มข้อมูลหลายๆแฟ้มเข้าด้วยกัน

2.4 จริยธรรมในการใช้ข้อมูล

      1)ความเป็นส่วนตัว (privacy)  ก่อนที่จะเผยแพร่ข้อมูลทุกครั้งจ้องคำนึงถึงข้อมูลที่มีความเป็นส่วนตัวสูง เช่น หมายเลขบัตร ATM หมายเลขบัตรประชาชน ซึ่งหากข้อมูลเหล่านี้ถูกมิจฉาชีพนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ก็จะสร้างความเดือดร้อนให้แก่เจ้าของข้อมูลได้

    2)ความถูกต้อง (accuracy) ก่อนเผยแพร่ข้อมูล ควรตรวจสอบความถูกต้องก่อนก่อน เพราะถ้าผู้รับข้อมูลได้รับข้อมูลที่ผิด ก็จะไม่สามารถนำข้อมูลนั้นไปใช้ประโยชน์ได้

    3)ความเป็นเจ้าของ (property) การละเมิดลิขสิทธิ์หรือทรัพย์สินทางปัญญา จะทำให้เกิดความเสียหายทางธุรกิจต่อเจ้าของข้อมูล

   4)การเข้าถึงข้อมูล (accessibility) การใช้คอมพิวเตอร์มักมีการกำหนดสิทธิตามระดับของผุ้ใช้งาน เพื่อป้องกันและรักษาความลับของข้อมูล

 **** คำถาม ****

ข้อมูลและสารสนเทศหมายถึงอะไร ??